Monitoring- & Managementlösung für Druck- und Multifunktionssysteme

In Unternehmen werden täglich zahlreiche Dokumente, E-Mails oder Präsentationen auf unterschiedlichen Ausgabegeräten gedruckt.

Durch die zunehmende Beanspruchung der Systeme mehren sich auch alltägliche technische Defekte bis hin zum Geräteausfall. Ganz zu schweigen von der Menge an verbrauchtem Toner.
Die daraus resultierenden Aufgaben, wie wiederkehrende Erfassung aller Zählerstände für Abrechnungen mit Dienstleistern und interne Statistiken, die zeitgerechte und kostengünstige Beschaffung von Toner sowie Störungserfassung und Störungsmeldung, stellen einen hohen Arbeitsaufwand dar.

Unsere Monitoring- & Managementlösung für Druck- und Multifunktionssysteme besteht aus zwei Modulen:

Modul 1 FleetCockpit – die Informationseinbahnstraße vom Kunden zu uns  

FleetCockpit ermöglicht es uns, durch automatische Zählerstands-, Tonerstatus- und Störungsübermittlung (Fehlercodes) auf alle relevanten Ereignisse proaktiv zu reagieren. Aufgrund der Informationen liefern wir den richtigen Toner zeitgerecht an die mit dem Kunden vereinbarte Stelle. Weiter wird permanent die „Meldezentrale“ der Druck- und Multifunktionssysteme überwacht. Jede Abweichung vom Normalzustand wird registriert und qualifiziert als Information, Warnung oder Alarm an uns weitergeleitet. Unsere zertifizierten FleetCockpit-Manager leiten umgehend die geeigneten Maßnahmen zur Störungsbeseitigung ein.

Auch die Datensicherheit ist gewährleistet. Die auf Kundenseite installierte Fleet- und Servicemanagement Software, der sogenannte FSM Client, ist eine sichere, Windowsbasierte Softwarelösung, die über das standardisierte SNMP-Protokoll mit den Drucksystemen kommuniziert. Die verschlüsselte Kommunikation zwischen FSM Client Software und FSM Empfangs-Server Software ist unidirektional und erfolgt ausschließlich vom Client zum Server. Es ist kein externer Zugriff auf das Kundennetzwerk nötig. Es werden keinerlei Druckauftrags- oder Benutzerdaten erfasst und übermittelt.

Modul 2 smart activity manager – Monitoring durch den Kunden, wann und wo er will

SAM bietet unseren Kunden die Möglichkeit des eigenständigen Monitorings Ihrer Druck- und Multifunktionssysteme via Webbrowser, wann und wo sie wollen – auch mit Ihren mobilen Devices wie Smartphone oder Tablet, und liefert ihnen in Echtzeit alle relevanten Informationen. Das beschleunigt den 1st-Level-Support, reduziert die Prozesse und sorgt für die Zufriedenheit unserer Kunden.

Der Kunde meldet sich in unserem webbasierten Kundenportal mit seinen Logindaten an und kann direkt aus der Anwendung heraus Verbrauchsmaterial bestellen oder, falls erforderlich, unseren Service beauftragen. SAM kommuniziert automatisch mit unserer Warenwirtschaft, löst eine Bestellung oder einen Service-Call aus. Die Optimierung dieser Prozesse spart ebenfalls Zeit und vermeidet Fehler.

SAM verwaltet zusätzlich die Druck- und Multifunktionssysteme unserer Kunden, die in keinem Servicevertrag enthalten sind. Dabei erfolgt im Servicefall mit wenigen Klicks die direkte Beauftragung unserer Techniker per E-Mail sowie die Bestellung von Toner. Darüber hinaus bietet der smart activity manager unseren Kunden die Möglichkeit, Änderungen von Standort- oder Benutzerdaten zu managen und so diese Daten permanent aktuell zu halten. Durch einfache Suchkriterien, zum Beispiel nach Standort, Abteilung, Gebäude oder Stellplatznummer, zeigt ihnen SAM das gesuchte System.Unsere Monitoring- & Managementlösung für die Druckinfrastruktur des Kunden setzen wir erfolgreich bei über 1.600 Druck- und Multifunktionssystemen ein.

FleetCockpit und smart activity manager bieten uns, über ihre Eigenschaften hinaus, die Möglichkeit kundenspezifische Reports zu erstellen. Somit können unsere Consultants, anhand von qualifizierten Berichten, Handlungsempfehlungen aussprechen und gemeinsam mit unseren Kunden eine kontinuierliche Optimierung und Auslastung der Druckinfrastruktur gewährleisten.