Optimierung der Kundenbetreuung durch Digitalisierungsmaßnahmen in der Apotheke am Bauhaus

Mit der Umstellung der Warenwirtschaftssystemes (WWS) vor zwei Jahren erneuerten wir nicht nur die Apothekensoftware sondern optimierten auch die Belieferung von Rezepten durch ein einzigartiges  Rezeptscannsystems mit Texterkennung. Ergänzend dazu automatisierten wir im letzten Jahr 80% unseres  Warenlagers mit einem hochmodernen Kommissionierautomaten eines regionalen Anbieters.

Mit dem Rezeptscannsystems, ein sehr innovativer Teil des neuen WWS,  können die Mitarbeiter nun Rezepte von Kunden einscannen und müssen die Daten nicht mehr per Hand in den PC eingeben. Das erhöht die Geschwindigkeit und reduziert Fehler. Sobald der Apotheker die gescannten Rezepte bestätigt, stellt der Kommissionierautomat die Medikamente bereit. Das funktioniert vollautomatisch folgendermaßen: Nachdem der Automat die Information aus dem WWS erhält, fährt ein Greifarm mit eine Geschwindigkeit von bis zu 3m / sec. zu dem Fach, in dem die angeforderte Packung liegt. Mit Unterdruck wird die Schachtel angesaugt und auf den Greifarm abgelegt, der sie dann über ein Förderband und eine Rutsche zum Apotheker bringt. Dieser gesamte Vorgang spart im Vergleich zum herkömmlichen System Zeit für den Apotheker und den Kunden. „Die gewonnene Zeit nutzen wir, um mit unseren Kunden ins Gespräch zu kommen und die Beratung zu intensivieren.

Außerdem entlastet der Automat auch die Mitarbeiter im Backoffice. Bei jeder Lieferung musste früher nach der Verbuchung die Ware manuell weggeräumt werden. Diese Aufgabe übernimmt heute der Kommissionierer. Das ergibt eine Zeitersparnis von ca. 1-2 Stunden pro Tag.  

Die eigene und individuelle Apo-Dessau App haben wir schon vor mehreren Jahren erstellen lassen. Sie ermöglicht Kunden, die ein Medikament (vor-)bestellen wollen, über eine sichere verschlüsselte Verbindung mit der Apotheke zu kommunizieren. Nach Übertragung des Rezeptes bekommt der Kunden eine Rückmeldung, wann die Bestellung zur Abholung bereit liegt und wie hoch die Kosten sind. In dringenden Fällen kann auch eine Lieferung erfolgen. Der Vorteil dieser App liegt in 3 entscheidenden Punkten: Die App ist für den Nutzer mit geringem Datenvolumen zu nutzen, der Kunde bekommt eine Rückmeldung als SMS oder Mail und die App gehört der Apotheke und ist mit dem eigenen LOGO im App Store und bei Google play hinterlegt. 

Auch die Buchhaltung wurde von 7 Jahren digitalisiert. Wer wünscht sich nicht weniger Papier auf dem Schreibtisch und eine schnelle Recherche von Rechnungen aus den vergangenen Jahren, ohne in den Archivkeller zu gehen? Mit DATEV Unternehmen ONLINE wurde die Buchhaltung digitalisiert. Eingangsrechnungen werden nach dem Posteingang gescannt, Ausgangsrechnungen werden nur noch digital abgelegt und auch das Kassenbuch ist digitalisiert. Es verlassen keine Eingangsrechnungen und sonstige Belege mehr die Apotheke, um im Steuerbüro gebucht zu werden. Ein weiterer und entscheidender Grund ist die schnelle Erstellung der BWA (10 Tage nach Monatsende ist möglich).

Durch die Optimierung der Arzneimittelversorgung und Beratung kann sich die inhabergeführte Apotheke vor Ort auch zukünftig deutlich vom Internethandel abheben und somit die Zukunft selbst aktiv mitgestalten.