Kundenfokus und Digitalisierung – DAS Erfolgsrezept der ALEXMENÜ GmbH & Co. KG

Die Nutzung technischer Innovationen und der Digitalisierung bilden seit mehr als 25 Jahren die Basis für die unternehmerische Tätigkeit der ALEXMENÜ GmbH & Co. KG. So wurden von Beginn an alle Abläufe im Haus – von der Bestellannahme, über die Speise- und Einkaufsplanung, die Produktionssteuerung bis hin zur Kommissionierung, Auslieferung und dem Qualitäts- und Hygienemanagement – digitalisiert und damit zukunftsfähig gestaltet. Bereits 1992 kaufte Alexandra Krotki die ersten beiden Computer für das Unternehmen, erlernte das Programmieren, verknüpfte beide Geräte mit dem Kirschbaumlink und richtete das erste Unternehmensnetzwerk mit mehr als 20 Arbeitsstationen ein. Damals wurde sie dafür belächelt und nur wenige Mitmenschen glaubten an ihren Erfolg. Heute ist jedoch klar, dass sie damit eine Vorreiterrolle einnahm. Bereits im Jahr 1994 wurde ein EDV-gestütztes Bestell- und Kassiersystem eingeführt. Die dafür notwendige Software stammte ebenfalls von der heutigen Geschäftsführerin. Seitdem erfolgt die Finanzbuchhaltung mit Hilfe der EDV. Die Umstellung auf die bargeldlose Abrechnung wurde schon im Folgejahr durchgeführt. Seit 1996 findet die gesamte innerbetriebliche Organisation nunmehr EDV-basiert statt. Dies ermöglichte bereits sehr früh umfassende, verbesserte Controllingprozesse. Doch in Zeiten der zunehmenden Beschleunigung des digitalen Wandels gilt es, diese Pionierrolle zu sichern und proaktiv auszubauen. Hierfür hat Alexandra Krotki zusammen mit den Ressortleitern klar definierte Ziele formuliert: Die Erweiterung der Angebotsvielfalt entsprechend der Kundenwünsche steht dabei an erster Stelle. Ein vegetarisches Gericht ist täglich im Speiseplan integriert. Eine Abstimmung der Sonderkost bei Nahrungsmittelunverträglichkeiten ist ebenfalls problemlos möglich. Die Identifikation und Nutzung erweiterter Controllingmöglichkeiten hat die Verbesserung der Prozesskostenauswertung zum Ziel. Mit Hilfe einer erhöhten Transparenz und stärkeren Vernetzung wird schließlich die Optimierung bestehender Prozesse angestrebt. Die geplante Integration digitaler Ernährungspädagogikangebote soll die umfassenden Kommunikationsmaßnahmen mit den jüngsten Kunden ergänzen. Die Einführung eines ERP- und Datenmanagementsystems im Jahr 2018 wird als bedeutender Meilenstein zur Realisierung zahlreicher Ziele beitragen.

Vom zunehmenden Digitalisierungsgrad bei der ALEXMENÜ GmbH & Co. KG profitieren Kunden und Mitarbeiter in gleichem Maße. Vor allem die verbesserte Prozesstransparenz vereinfacht die Kommunikation zwischen allen Interessensgruppen. Hierdurch werden Synergien identifiziert und Zeit- und Kosteneinsparungspotenziale ausgenutzt. Dank des individuell programmierten Online-Bestellsystems haben Eltern, deren Kinder über ALEXMENÜ versorgt werden, rund um die Uhr einen Zugriff auf ihre Kundendaten. Änderungen der Bestell- und Kundenangaben sind so zeit- und ortflexibel möglich. Kundenspezifische Ernährungspräferenzen und Nahrungsmittelunverträglichkeiten sind ebenfalls systemseitig erfasst und stellen zusammen mit den Rezepturen die Basis für die weiteren Prozesse dar. In das System eingefügte Rezepturen werden so mit der Speiseplanung kombiniert, dass entsprechende Bestelllisten für den Einkauf bei den passenden Lieferanten generiert werden können. Parallel hierzu werden die notwendigen Kommissionierungsmengen systemseitig erzeugt. Hierauf basierend erfolgt die Produktion und Portionierung der frischen Gerichte. Schließlich ermöglicht ein EDV-basiertes Fuhrparkmanagementsystem eine zeit- und kosteneffiziente Tourenplanung. So erreichen die fertigen Gerichte schnellstmöglich die Kunden. Bei der Essenausgabe in den Schulen werden zum Teil Barcodekarten mit den passenden Scannern eingesetzt. Dieses bargeld- und papierlose System beschleunigt die Essenausgabe und schont durch den Wegfall der Essenmarken zugleich die Umwelt. Aufgrund der identischen Datenbasis im Datenmanagementsystem werden vorhandene Synergien optimal ausgenutzt.