Smartes Management im Wellnessmassage Studio

Motivation:
Mein Name ist Elizabeth Villegas Jiménez aus México und die Liebe zog mich Ende 2017nach Deutschland. Mein Traum war schon immer ein eigenes Geschäft zu eröffnen und so entschied ich mich, nach meinem Integrationskurs und einer nebenberuflichen „Testphase“ mit einem mobilen Massagestudio, ab 2021 ein eigenes Wellnessmassage-Studio zu eröffnen. Während dieser Phase fielen mir nicht nur die kulturellen Unterschiede auf, sondern ich lernte auch, dass in Deutschland viele Dinge wesentlich besser als in Mexiko reglementiert werden, aber es dadurch auch schwerer ist, einfach so ein Geschäft zu betreiben.

Ich plante, mein Unternehmen vorerst als Einzelunternehmen zu betreiben und suchte die Unterstützung eines Steuerberaters. Eine große Herausforderung war für mich, die strengen kaufmännischen Anforderungen an ein Gewerbe zu verstehen, zu erfüllen und gleichzeitig meinen Gästen eine individuelle und persönliche Betreuung zu bieten, welche für mich besonders wichtig ist. Beispielsweise wurde mir erklärt, dass aus steuerlicher Sicht für jeden Kunden eine Rechnung (Quittung) inkl. Namen und Anschrift erstellt werden muss, wenn kein Kassensystem eingesetzt wird. Durch meine Erfahrung in verschiedenen Massagestudios, wusste ich, dass speziell die Terminverwaltung ein großer Schwachpunkt war. Entweder wurden Termine zum falschen Datum eingetragen oder es gab mehrere Terminkalender oder verschiedene Kunden hatten den gleichen Nachnamen oder … Ein Chaos, welches ich vermeiden wollte. Für mich war deshalb klar, es sollte eine Online-Terminreservierung möglich sein. Nur wie?

Digitalisierung:
Nach einigen Recherchen durch meinen Mann, stellte er mir eine Lösung vor, die als mobiles Kassensystem speziell für den Einzelhandel, Gastronomie oder Dienstleister entwickelt wird. Diese Software kombiniert Kasse, Warenwirtschaft, Zahlungssystem sowie die wichtigen Funktionen an eine Buchhaltung inklusive Online-Terminreservierung und -Shop auf einem Gerät und dies alles in der Größe eines Smartphones. Nun hatte ich nur noch ein Problem – wie konnte ich Kunden empfangen, ohne ständig eine Massage unterbrechen zu müssen? Auch hier suchten wir nach smarten Lösungen und entschieden uns für ein elektronisches Türschloss in Kombination mit einer smarten Videotürklingel. So kann ich während einer Massage meinen Kunden oder Dienstleistern (Wäscheservice, Logistik) per Smartphone Zutritt zum Spa gewährleisten, ohne die Behandlung unterbrechen zu müssen. Abgerundet wird die Einrichtung durch eine smarte Lichtsteuerung von Philips Hue und einer Bosch Smart Home Lösung zur intelligenten Heizungssteuerung inkl. Alarmsystem bei Abwesenheit. Der Internetauftritt gibt den Kunden die Möglichkeit sich über die verschiedenen Massagen und mittels eines virtuellen 3D-Rundgangs über das Massage Studio zu informieren.

Unternehmernutzen:
Mit Hilfe dieser Lösungen kann ich mich – ohne großen zusätzlichen personellen Aufwand – auf meine eigentliche Tätigkeit als Therapeut konzentrieren und gleichzeitig von Anfang an ein professionelles Kundenerlebnis anbieten sowie die Anforderungen an einen ordentlichen Kaufmann erfüllen. Die Kassenlösung ermöglicht mir, selbst während des Urlaubs aus Mexiko mit den Kunden in Kontakt zu bleiben und z.B. Terminwünsche zu berücksichtigen, die noch auf dem herkömmlichen „analogen“ Weg (Telefon, SMS, WhatsApp, E-Mail) angefragt werden. So kann ich auch Gästen der älteren Generation die gleiche Aufmerksamkeit schenken, die noch den persönlichen Kontakt suchen oder mit den vielen digitalen Neuerungen nicht vertraut sind. Zusätzlich bin ich schon jetzt für eine zukünftige Vergrößerung im Mitarbeiterstamm vorbereitet und kann den organisatorischen und administrativen Aufwand gering halten.

Kundennutzen:
Viele Kunden loben die einfache Online-Reservierung inkl. Stornierungsmöglichkeit mit sofortiger Aktualisierung der freien Termine sowie automatischen Erinnerungen. Auch der Rechnungsversand erfolgt größtenteils auf dem elektronischen Weg (SMS / E-Mail), so dass zusätzlich nicht unnötig Papier verschwendet wird. Für mich bleibt so mehr Zeit und Raum für meine Gäste: Keine störenden Anrufe oder Unterbrechungen während einer Massage – der Gast kann entspannen und eine Auszeit genießen.

Regionale Auswirkung:
Speziell mit der Digitalisierung bei Einzelunternehmen erschließt sich die Möglichkeit auch überregional auf sich als Unternehmen aufmerksam zu machen und neue Kunden zu gewinnen (z.B. durch den Gutscheinverkauf im Online-Shop).