Die Idee entstand aus dem Wunsch der Mitarbeitenden, Prozesse rund um Wohnungsübergaben schneller, einheitlicher, übersichtlicher und deutlich papiersparender zu gestalten – sowohl für die Mitarbeitenden selbst als auch für die Mieterinnen und Mieter. Ziel war es, Medienbrüche zu vermeiden und Abläufe zu vereinfachen, ohne an Qualität oder Flexibilität zu verlieren.

Eine der größten Herausforderungen lag in der Auswahl der passenden Technik. Die digitalen Protokolle und Datensätze sollten automatisiert erstellt werden, gleichzeitig aber individuell anpassbar bleiben – abhängig von Art, Größe, Ausstattung und Zubehör der jeweiligen Wohnung. Dafür mussten einheitliche Standards definiert und eine klare Datenstruktur für Wohnungen, Mieter und Protokolle aufgebaut und in das bestehende EDV‑System integriert werden.

Besonders herausfordernd war der Change‑Prozess. Mitarbeitende, die Wohnungsübergaben seit über 30 Jahren mit Papier und Stift durchgeführt hatten, mussten sich auf neue digitale Arbeitsweisen einlassen. Dieser Wandel erforderte Zeit, Schulung und Vertrauen – ist jedoch gelungen. Heute profitieren alle Beteiligten von transparenten, effizienten und zukunftsfähigen Prozessen.