Ausgangspunkt des Projekts war eine papierbasierte Arbeitszeiterfassung bei gleichzeitig steigenden gesetzlichen Anforderungen. Für die Geschäftsführung war schnell klar, dass dieser Prozess effizienter, transparenter und nachhaltiger gestaltet werden muss. Eine zusätzliche Insellösung mit neuer Hardware kam bewusst nicht infrage – stattdessen sollten vorhandene Ressourcen intelligent genutzt werden. Die zentrale Idee entstand gemeinsam mit dem IT-Partner: Multifunktionsgeräte, die bereits täglich im Einsatz waren, sollten gleichzeitig als Zeiterfassungsterminals dienen. Mit der Einführung der Software „UTAX Zeitblick“ auf neuen UTAX-Systemen konnte dieser Ansatz erfolgreich umgesetzt werden. Der große Vorteil zeigte sich unmittelbar nach der Einführung: Die Mitarbeitenden nutzten die Lösung ohne Schulungsaufwand und ohne Widerstände, da Geräte und Transponder bereits etabliert waren. Die Zeiterfassung erfolgte praktisch „im Vorbeigehen“. Im weiteren Verlauf entwickelte sich das Projekt zu einem umfassenden Digitalisierungsschritt. Neben der Zeiterfassung wurden auch andere Prozesse neu gedacht, etwa die vollständig digitale und papierlose Urlaubsbeantragung. Dadurch konnten Medienbrüche vermieden, Transparenz erhöht und administrative Aufwände deutlich reduziert werden. Heute lässt sich festhalten: Die gesteckten Ziele wurden nicht nur erreicht, sondern übertroffen. .