booxboo.de - vom Upgrade der Warenwirtschaft zum Anbieter von Software as a Service

Im Rahmen einer Innovationsförderung der Investitionsbank Sachsen-Anhalt nahm der Verlag eine
Erneuerung seiner Prozesse und der bisher eingesetzten Verlagssoftware vor. Dabei wurden diverse 
Verlags-Dienstleistungen wie Rechnungswesen, Lagerverwaltung und Auslieferung und Marketing in eine 
neue, eigens entwickelte Software-Plattform integriert, mit der die Verwaltung der dahinter stehenden 
Infrastruktur dramatisch effizienter wurde. So sehr, dass damit ein Angebot als SAAS möglich wurde.

Erfolgsgeschichte

Der Westarp Verlag verfuhr schon während seiner bisherigen Geschichte immer nach dem Prinzip, Kostenstellen möglichst kreativ durch Eigenleistung umzuwidmen und hat dabei die Vorteile des ländlichen Raumes in Mitteldeutschland für sich erschlossen: Zum Verlag kamen Lager, Auslieferung, Produktion als weitere Bestandteile der Wertschöpfungskette in der Buchbranche hinzu. Die ursprünglich für eigene Bedürfnisse aufgebaute Infrastruktur haben wir zur Kostendeckung dann auch stets als Service für andere Verlage angeboten. Neben dem Verlag waren wir folglich auch Verlagsauslieferung. Dabei hatten wir stets unsere Prozesse auf eigenen Rechnern abgebildet für höchste Ansprüche an Datenhoheit und Kontrolle.

Die Integration der verschiedenen neuen Geschäftszweige erfolgte allerdings ziemlich opportunistisch: Bei wechselnden Gelegenheiten kam es zum Erwerb eines passenden Bausteins vor Ort. Entsprechend wenig aufeinander abgestimmt waren die einzelnen Verwaltungs-Bereiche. Die Integration war im wahrsten Sinne des Wortes meist Handarbeit. Daten von Einbuchungen und Ausbuchungen aus dem Lager an die Warenwirtschaft zu übertragen zum Beispiel war ein frustrierender Aufwand, Eingabemasken zu füllen, Listen zu kopieren und Einträge abzugleichen. Mit jeder neuen Aufgabe wuchs der Berg der Datenfrickelei. Immer weniger Zeit blieb fürs eigentliche Verlegen oder auch nur zum Durchatmen in der Auslieferung. Wachstum ist so kaum möglich.

Dann konnten wir in den Jahren 2020 bis 2023 eine Förderung für die Entwicklung und Digitalisierung von Geschäftsabläufen der Verlagsbranche und für die Entwicklung eines neuen User-Interfaces gewinnen. Endlich konnten aus dem Tagesgeschäft heraus alle Unternehmensbereiche, und dabei das gesamte Personal ihre Bedürfnisse artikulieren und systematisch den Aufbau einer integrierten Plattform vorantreiben. Endlich eine gemeinsame Datenstruktur und Nutzungsoberfläche für Programm- und
Bestellverwaltung, Produktion, Distribution und Lagerhaltung. Zum Glück fanden wir dafür auch verlässliche und passende Partner in der Region, mit der Ribal  Webentwicklung und der pixelcraft innovation GmbH. Wir konnten für die Entwicklung natürlich zunächst unsere eigenen Bedürfnisse abbilden – aber weil wir selbst ein kleiner Verlag sind, sind diese Bedürfnisse stellvertretend für die Anforderungen von Klein-Verlagen und Selfpublishing.

Für deren Verwaltung über unsere Plattform schufen wir entsprechend passende Schnittstellen und ein Account-Management, so dass die Software als Cloud-Lösung Verlagsmanagement auch für den Long Tail, die vielen kleinen Verlage in der Buchbranche, erschwinglich und handhabbar macht. Ursprünglich als Optimierung unserer internen Software gedacht, konnten wir eine Plattform erstellen, die ein bislang unbedientes Marktsegment bedient. Und obendrein das Verlegen von Büchern auch für
Menschen mit wenig Erfahrung in der Branche zugänglich macht. Für all die kleinen Verlage und im Selfpublishing gilt: Es gibt zu viele Aufgaben für zu wenige Schultern – und weil die einzelnen Mittel und Budgets so klein sind, gibt es kaum Anbieter, die das Segment bedienen. Es fehlte in der Branche eine für kleine Bedarfe skalierende Software und Infrastruktur.

Die Resonanz in der Branche auf unser Angebot war so positiv, dass wir daran gleich auch ein neues Geschäftsmodell knüpften, das ohne Anschaffungskosten und Einrichtungskosten auskommt. Damit bereiten wir nun eine Ausgründung vor. booxboo.de ist unsere cloudbasierte Verlagssoftware für professionelle Verlagsorganisation, die
Klein-Verlage und Selfpublisher unkompliziert beim Vertrieb ihrer Bücher unterstützt: Von der Buchplanung zum Marketing, von der Bestellverarbeitung zur Lagerhaltung und Auslieferung mit Datenauswertung in Echtzeit. Die Infrastruktur und das Team rund um Hohenwarsleben bringen dank Digitalisierung ihre Stärken für die gesamte deutschsprachige Buchbranche ein. Sie können nun sogar für die Bedürfnisse von ganz vielen kleinen Verlage skalieren. Und davon gibt es viele: Von 12.000 Verlagen in Deutschland werden 10.000 bislang nicht bedient. Sie machen zwar gemeinsam nur einen kleinen Teil des Umsatzes in dem Wirtschaftszweig aus. Aber sie tragen dafür den Löwenanteil der kulturellen Vielfalt, Diversität und Teilhabe.

Das, finden wir, verdient Unterstützung und Entlastung in der täglichen Arbeit. Dafür werden wir als kleiner Verlag auch zum Software-Anbieter und lernen Fachbegriffe aus der Startup-Welt.