Hochfahren und Durchstarten in der Steuerkanzlei

Die GSP Steuerberatungsgesellschaft Magdeburg GmbH hat sich an ihrem Standort in der Hegelstraße 26 in Magdeburg etabliert. Mit 7 Steuerberatern und rund 40 Mitarbeitern stellt sich das Unternehmen dem ständigen Wandel im Bereich der Steuergesetze, aber auch im Bereich der Unternehmensprozesse. Auch in diesem Jahr wurden große Schritte im Bereich der Digitalisierung erzielt. Mit Ausbruch der Corona-Pandemie im März dieses Jahres wurden einem Großteil der Mitarbeiter Home-Arbeitsplätze zur Verfügung gestellt. Durch die kurzfristige Bereitstellung der dafür erforderlichen Technik, verbunden mit der Möglichkeit von zu Hause aus auf die im Unternehmen digitalisierten Mandantenunterlagen zurückzugreifen, musste kein Mitarbeiter in Kurzarbeit gehen. Die Kanzlei konnte damit gerade in dieser für alle herausfordernden Zeit für ihre Mandanten als kompetenter Ansprechpartner da sein und ihnen somit mit Rat und Tat zur Seite stehen. 

Als besonders wichtig erwies sich dabei die zuvor erfolgte Einführung des DATEV-Dokumentenmanagementsystems (DMS) sowie der Einführung des Programms DATEV „Unternehmen“ Online (UNO). Die Einführung dieser Systeme war neben der Umstrukturierung der Unternehmensprozesse ein entscheidender Faktor zur Beschleunigung unsere Digitalisierungsprozesse. Nun ist es uns möglich, auf Informationen über und von unseren Mandanten auf einen Blick von überall digital zuzugreifen. Das spart uns viel Zeit und Ressourcen, wie Papier, Toner und Druckerverschleiß. Neben der Funktion als Hauptorganisationsinstrument dient DMS auch dazu, dass Dokumente unabhängig vom Kanzleistandort gleichzeitig bearbeitbar/einsehbar sind. Über UNO stellen uns unsere Mandanten Ihre Buchhaltungs- bzw. Lohnbelege Online in einer Cloud bereit und erhalten über diese Cloud die vereinbarten Auswertungen nach Bearbeitung der Buchhaltung bzw. des Lohnes zur Verfügung gestellt.

Besonders wichtig war bei der Umsetzung dieser Prozesse, unsere Mitarbeiter*innen zu schulen und ihnen einen permanenten Ansprechpartner für diese neuen Prozesse zur Seite zu stellen. Dies erfolgte durch Hinzunahme einer externen Beraterin (Coach). Die im Zusammenhang mit der Umsetzung der Kanzlei-Digitalisierungsmaßnahmen geänderten Prozesse wurden anschließend in der Kanzlei-Verfahrensdokumentation niedergeschrieben. Auf der Grundlage dieser Dokumentation erfüllt unsere Kanzlei die Anforderungen der Finanzverwaltung an das Vorliegen einer Verfahrensdokumentation. Des Weiteren sind wir nunmehr in der Lage, unsere Mandanten mit den gewonnenen Erfahrungen in den Bereichen Digitalisierung von Verwaltungsprozessen Schnittstellenthemen und Erstellung von Verfahrensdokumentationen zu beraten.

Unsere Ziele für 2020 und 2021 bestehen nunmehr darin, unsere gesamte Mandantschaft vollständig mit den Themen DATEV-Unternehmen – online und Verfahrensdokumentation vertraut zu machen und somit eine schnellere Bearbeitung und Finanzamtssicherheit zu ermöglichen. Aus diesem Grund haben wir im August dieses Jahres eigens dafür einen Mitarbeiter eingestellt, der sich ausschließlich um die digitalisierungstechnischen Prozesse kümmert. Das gewonnene Know-How möchten wir nun an unsere Mandanten auf dem Weg in ihre Digitalisierung weitergeben.

Des Weiteren möchten wir durch das Umstellen von einer analogen auf eine digitalen Telefonanlage unsere Kundenzufriedenheit weiter erhöhen. Diese neue Anlage erkennt Telefonnummern, sobald der Mandant bei uns im System eingepflegt ist und wir dadurch nicht nur alle nötigen Informationen augenblicklich angezeigt bekommen, sondern auch durch eine persönlichere Begrüßung die menschliche Komponente stärken können.

Die Digitalisierung in einer Steuerberatungskanzlei stülpt das bisherige Arbeiten vollkommen um und erfindet es neu. Es fordert ein Umdenken jedes einzelnen Mitarbeiters, dessen Arbeitsabläufe nun alle virtuell realisierbar sind.