Die WIKA INTEC GmbH produziert mit 110 Mitarbeitern mechanische und elektrische Temperaturmesstechnik. Im Jahre 2010 nutzten wir eine veraltete Software zur Produktionsplanung. Dadurch gab es viele zusätzliche Tools und viele auf Office-Programmen basierende Lösungen. Zudem bot das alte System kaum Möglichkeiten des Datenexportes oder der Erstellung von Statistiken und Reporten und der Support lief aus.
Bei der Softwarerecherche fiel die Wahl für ein neues ERP-System auf Axapta von Microsoft. 2 Jahre vor Einführung des neuen Systems wurden Prozessteams aus den Abteilungen Produktion, Human Resources, Technical Engineering, Supply Chain usw. gebildet. Diese haben ihre gesamten Prozesse als FlowChart visualisiert, Schwachstellen 
analysiert und neue Prozesse definiert. Die neuen Abläufe wurden dann mit Testdaten im maßgeschneiderten ERP-System simuliert. 6 Monate vor Einführung wurden Computerkabinette eingerichtet und es wurde mit den Schulungen zu den jeweiligen Programm-Modulen begonnen. Einige Wochen vor dem „GoingLive“ wurde mit der Datenmigration begonnen, um auch historische Daten im neuen System verfügbar zu haben.
Am 1. Juni 2010 wurde der Hebel umgelegt und die gesamte Firma benutzte das neue ERP-System. Schulungen, Urlaube, Personaldaten, Warenzugangsbuchungen, Kunden und Produktionsaufträge, Auslagerungen, Qualitätsbuchungen, Pflege von Artikelnummern, Stücklisten, Arbeitspläne und vieles mehr standen auf einmal in direkter Beziehung und Verknüpfung zueinander.
Durch langfristige, akribische Vorbereitung und strukturierte Herangehensweise wurde dieses bislang mit Abstand teuerste Projekt zum größten Erfolg in unserer Unternehmensgeschichte. Wo vorher manuelle Prozesse waren, sind diese jetzt voll automatisiert. Z.B. löst der Einkauf keine Bestellungen mehr manuell aus. Diese steuern sich selbst über die Merkmale der einzelnen Artikel und deren Klassifizierung. Auch die Lagerbestände von Komponenten und das Gleichgewicht zwischen Verfügbarkeit und Kapitalbindung sind deutlich optimiert, Produktionsaufträge fordern ihr Material selbst an und 80% aller
Kundenbestellungen versenden autark berechnete Termine als Auftragsbestätigungen an Kunden. Diese resultieren auf der vom System geprüften Personal- und Materialverfügbarkeit. Die Teamleiter bekommen an den Fertigungslinien jederzeit angezeigt, welche Aufträge als nächstes produziert werden müssen. Sie überwachen deren Fortschritt über große Monitore, die sich alle 5 Minuten vollautomatisch aktualisieren. Sie zeigen auch den Rückstand, Vorgriff, Auslastung und Tageskapazität an.
Neben der Produktrealisierung und den Versorgungsketten ist auch das CRM optimal im ERP-System abgebildet. Anfragen und Angebote können nun direkt nachverfolgt und in Kundenaufträge umgewandelt werden und vieles mehr. Auch das komplette HR ist abgebildet. Die Personalabteilung steuert u.a. eine Qualifikationsmatrix und Schulungspläne über das gleiche System. Z.B. beeinflusst die Urlaubsplanung und auch die Meldung kranker Mitarbeiter die in der Fertigung zur Verfügung stehende Produktionskapazität. Die Produktionsleitung und die Fertigungssteuerung arbeiten dann mit diesen Informationen, ohne dass zusätzliche Kommunikation notwendig ist.
Wir haben unsere Produktivität in der Fertigung innerhalb von 10 Jahren um 70% steigern können und haben dabei keine Mitarbeiter entlassen. Wir können heute mit nahezu der gleichen Mitarbeiteranzahl fast den doppelten Umsatz generieren. In der Administration steuern unsere Mitarbeiter heute jährlich ca. 25.000 Kundenvorgänge. Im Jahr 2010 waren dies noch 5.000. Diese Erhöhung um 400% erfolgte ohne Personalaufbau, nur durch Standardisierung, Verknüpfung und Automatisierung mittels ERP System. Die Mitarbeiter arbeiten heute nicht mehr an unwirtschaftlichen Themen, wie z.B. das Bestellen von Material, das Ausdrucken oder Abheften eines Lieferscheins, das Anfertigen einer Auftragsbestätigung oder das manuelle Anlegen irgendeines Vorganges oder eines Artikels. Sie pflegen vielmehr Daten und befähigen das System oder direkt den Endkunden, viele dieser Dinge selbst zu tun. Früher waren die Schreibtische in den Büros voll mit Papier. Heute arbeiten unsere Mitarbeiter in LED-beleuchteten Büros, mit elektrisch höhenverstellbaren und papierlosen Schreibtischen. Auf diesen befinden sich nur noch 2 Monitore, ein Cloud-fähiger Minirechner, eine Kamera, das Headset für Videokonferenzen und häufig ein Bild der Familie.
Natürlich ist solch ein Gesamtsystem lebendig. Es bedarf ständiger Pflege, Optimierung und bietet zudem zahlreiche Möglichkeiten zur Erweiterung. Heute sind für uns viele Dinge selbstverständlich, von denen wir vor Jahren geträumt haben. Auch ist die Hektik, die man durch das Handhaben vieler komplexer und manueller Vorgänge hatte, einer gewissen Gelassenheit gewichen. Heute dominiert Struktur, Disziplin und Fachwissen.
Alle Mitarbeiter sind an den neuen Anforderungen gewachsen und stolz auf das bisher Erreichte.
