Die Digitalisierung verändert nicht nur technische Prozesse, sondern auch Organisationsstrukturen,
Projektmanagement und Unternehmenskultur. Wir streben an, unsere Organisation zukunftsorientiert weiterzuentwickeln. In den wichtigen Prozessen der Wohnungsbewirtschaftung spielen Qualität, Kundenservice und Datennutzung eine entscheidende Rolle. Die Digitalisierungsstrategie der WGK zielt darauf ab, Effizienz zu steigern und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
Erfolgsgeschichte
Die Wohnungsgesellschaft Köthen mbH (WGK) ist einer der wichtigsten Bestandteile der kommunalen
Familie der Stadt Köthen (Anhalt). Unsere Kernaufgabe liegt in der bezahlbaren und attraktiven Wohnraumversorgung für breite Schichten der Bevölkerung. Die jährlich hohen Investitionen stärken die lokale Wirtschaft, sichern Arbeitsplätze und die Kaufkraft in der Region.
In vielen Bereichen wird die elektronische Datenverarbeitung (EDV) seit Jahren praktiziert, z. B. E-Mail, Homepage, Enterprise-Resource-Planning (ERP)-System, elektronisches Zeiterfassungssystem. Sie sorgte dafür, dass die Kommunikation, die Sachbearbeitung, die Geschäftsführung des Unternehmens flexibler, zuverlässiger und effektiver durchgeführt werden. In der gesamten Wohnungswirtschaft sind über Jahre stückweise digitalen Prozesse eingeführt worden, die als digitale Inseln bestehen.
Als einen weiteren strategischen Schritt wurde im Jahr 2020 die Stelle eines Digitalisierungsmanagers zur Entwicklung und Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie für unser Unternehmen geschaffen. Wesentlich dabei war die Abwägung der Methoden und Maßnahmen auf dem Weg der Digitalisierung. Technologien, personelle Ressourcen und innere Widerstände.
Daher wurde zuerst das Handlungsgebiet Wohnungsbewirtschaftung in den Fokus gerückt. In diesem Bereich waren Prozesse bereits teilweise automatisiert und den Mitarbeitern vertraut. Es bestand seitens der Mitarbeiter Verbesserungsbedarf und die Notwendigkeit, die Prozesse durch die Umsetzung von neuer Technologie und aktuellem System besser zu gestalten.
Daraus folgte dann das Handlungsgebiet Unternehmenskultur und Wissensmanagement als die dahintersteckende Treibkraft, die gemeinsam auch das Handlungsgebiet IT-Infrastruktur-, Energie- und Innovationsprojekte vorantreibt.
Die drei Gebiete sind zwar getrennt definiert, werden aber in der Praxis miteinander Hand in Hand umgesetzt. Um die Maßnahmen der Digitalisierung zu realisieren, ist auch die finanzielle Sicherung notwendig. Die Digitalisierungsprogramme sollen kontinuierlich und nachhaltig durchgeführt werden. Der Erfolg dieser finanziellen Investition ist messbar, indem die Digitalisierungsinvestitionen mit den Mieteinnahmen gekoppelt sind. Als Rechnungsgrundlage des Digitalisierungsbudgets wurde ein Anteil von Mieteinnahmen eingesetzt. Für den Start der geplanten Digitalisierungsmaßnahmen wurde im Jahr 2021 ein Budget von ca. 100 TEUR festgelegt. Dies entspricht ca. 0,50 EUR pro m² vermieteter Fläche im Jahr.
Wir haben digitale Angebote eingeführt, wie
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- VR-Besichtigung
- 360-Grad-Rundgänge
- Möglichkeit zur digitalen Unterschrift
- Onlineformulare auf unserer Homepage
- Einführung eines Kundenportals
Diese Angebote ermöglichen es Interessenten, Wohnungen zeitunabhängig und nahezu realistisch zu erkunden und außerhalb der Öffnungszeiten mit uns zu kommunizieren. Die praktische Anwendung hat gezeigt, dass die Sichtbarkeit und die qualifizierten Aufrufe von Wohnungsangeboten im Internet signifikant zunehmen, wenn diese mit VR-Besichtigungen angeboten werden. Die Effizienz der Vermietung stieg durch die Reduzierung von nicht qualifizierten Besichtigungen.
Mehr als 400 Mieter nutzen bereits unser kostenfreies digitales Kundenportal, um 365 Tage im Jahr rund um die Uhr Informationen zu ihrem Mietvertrag abzurufen, ihre individuellen Verbrauchsdaten einzusehen, Reparaturen anzumelden, persönliche Daten zu aktualisieren und sonstige Informationen mit uns zu teilen. Die Meldungen der Mieter werden direkt als Aktivität an die Mitarbeiter zur Bearbeitung in das ERP-System weitergeleitet. Dies steigert die Effizienz der Kundenbetreuung und erhöht die Zufriedenheit.
Maßnahmen, wie der digitale Postverkehr, der Rechnungsdurchlauf und die Schulungen zur Digitalisierung tragen zu unserem Erfolg bei. Alle digitalen Maßnahmen basieren auf einem gut funktionierenden Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT)-System im Hintergrund, welches Verfügbarkeit, Sicherheit, Kompatibilität und Kosteneffizienz gewährleistet.
Aktuell verfügt die WGK über eine schlanke Hardwarestruktur im Unternehmen, was mit einem geringen Betriebs- und Instandhaltungsaufwand verbunden ist. Die
schrittweise Umsetzung von Cloudanwendungen ermöglicht eine skalierbare und flexible Datennutzung sowie einen ortsunabhängigen Datenzugriff bei höchster Datensicherheit. Mitarbeiter können problemlos im Homeoffice oder mobil arbeiten.
