KEMATHERM Halberstadt - unsere digitale Erfolgsgeschichte

Unser Projekt ist die Digitalisierung in unserem Unternehmen. Wir sind ein 30 Jahre bestehendes Familienunternehmer, was fast gar  keine Digitalisierung hatte. Deswegen hatten wir uns auf die Fahne geschrieben, das zu ändern und alle unsere Prozesse 
umzukrempeln und zu optimieren. Damit wir als Mitarbeiter davon profitieren, aber auch unsere Kunden.

Erfolgsgeschichte:

Wir sind ein seit 1991 zertifiziertes Familienunternehmen und erarbeiten Lösungen im Bereich Brandschutz, Wärmedämmung und Schallakustik. Wir haben uns zur Unternehmensvision gemacht, Werte zu schützen und Energieressourcen einzusparen. Das wollen wir natürlich nicht nur bei unserer Arbeitsweise auf den Baustellen leben, indem wir sehr leichten Brandschutzputz, hochwirksame ökologische Wärmedämmung und hochmoderne Maschinentechnik nutzen, sondern vollumfänglich unsere Arbeitsweisen im Büro und auf den Baustellen Stück für Stück digitalisieren.

Stück für Stück bedeutet in unserem Zusammenhang, dass wir ganz im Ursprung anfangen durften. Im Bürokomplex war die technische Ausstattung sehr minimal und einfach gehalten. Viele Ausschreibungen und Anfragen wurde schriftlich beantwortet und postalisch versendet. Was einen enormen Papier-, Zeit- und Portoaufwand bedeutet. Aufträge wurden im Aktenschrank abheftet und alle
notwendigen Unterlagen diesbezüglich nochmal extra ausgedruckt. Wir brauchten also einen recht großen Lagerplatz für alle Aufträge.
Die Zusammenarbeit mit unserem Steuerbüro spiegelte diese Arbeitsweise wider. Alle monatlichen Abrechnungen wurden zur weiteren Bearbeitung ausgedruckt und in einer großen Box postalisch an das Steuerbüro verschickt. Dieses hat die Unterlagen geprüft und wieder zurückgeschickt, damit wir diese hier einlagern können. Der Schritt in die Digitalisierung war also mehr als notwendig. Nicht nur, um mit der Zeit zugehen, sondern auch um unsere Unternehmensvision zu erfüllen und für uns eine Erleichterung in allen Arbeitsschritten zu bewirken.

2013 hat unser heutiger Geschäftsführer Christian Horst die digitale Zeiterfassung eingeführt. Bis zu diesem Zeitpunkt haben wir einen klassischen altmodischen Baubetrieb geführt. Jeder Mitarbeiter hat seine Arbeitszeiten handschriftlich festgehalten und am Ende des Monats abgegeben. Die Umstellung führte nicht sofort bei allen Mitarbeitern zu wohlwollen. Veränderungen in den Handlungsweisen führen erstmal zu Mehraufwand und das versucht jeder gerne erstmal zu umgehen. Natürlich war das der erste Schritt in die richtige Richtung. Wir können jetzt zum heutigen Augenblick stolz berichten, was wir in dieser Zeit alles umsetzen konnten und sehen uns selbst in der Branche Bau als Vorreiter im Bereich der Digitalisierung und natürlich auch in unserem Hauptgebiet Brandschutz- und Wärmedämmputz.

Unsere Hardware im Büro wurde aufgestockt. Jeder Arbeitsplatz hat einen ergonomischen Tisch und dazugehörigen Stuhl bekommen. Die Serversicherung wurde umgesetzt und erweitert. Wir haben einen IT-Beauftragten, der alles verwaltet und überprüft, sodass wir auch vor IT-Angriffen geschützt sind und up to date bleiben. Wir haben unser Papierwirrwarr unter Kontrolle bekommen und ein Cloudsystem eingerichtet, welches uns auch erlaubt, von zu Hause auf die jeweiligen Aufträge drauf zu zugreifen und zu bearbeiten. 

Anfang 2022 haben wir endlich den notwendigen Schritt gewagt und unser Steuerbüro gewechselt. Wir bekommen nicht nur intervallweise Schulungen und Meetings, um Einsparungen zu treffen und steuerfachlich aktuell zu bleiben, sondern konnten damit auch die Monatsabschlüsse digitalisieren. Die Nutzung von Datev wurde eingeführt und lässt uns nicht nur Papier und Porto sparen, sondern erlaubt uns von allen Standorten die Bearbeitung des Rechnungswesens.

Anfang 2023 sind wir noch einen weitere Schritt nach vorne gegangen und haben unsere Monteure mit iPads ausgestattet, um alle notwendigen baustellenrelevanten Informationen zeitgleich mit dem Büro austauschen zu können. Mit den iPads können sie ihre Arbeitsaufträge einsehen, planen und abarbeiten. Vor dieser Umstellung erfolgte dieser Schritt durch vorher ausgedruckte Leistungsverzeichnisse, die nach Beendigung des Auftrages vernichtet wurden. Wir sparen damit nicht nur Papier, sondern sind in der Bearbeitung der Arbeitsaufträgen schneller. Das Büro hat einen Überblick, wie der aktuelle Stand der Arbeitsaufträge ist und kann direkt eingreifen, sofern notwendig.

Die Umstellung auf iPads gehörte zum Wechsel unseres Warenwirtschaftssystems. Wir haben vorher eine sehr einfach Version benutzt, die keine Änderungen zugelassen und uns in der Nutzung sehr eingespannt hat. Mit der Einführung der TivAPP haben wir ein einheitliches System und eine Verbindung zwischen Büro und Baustelle. Wir haben eine Schnittstelle zum Steuerbüro, können die Fotodokumentation der Arbeitsaufträge direkt in die Rechnungen integrieren, erzeugen automatisch Bescheinigungen und können alle offenen Posten kontrollieren. Lagerwirtschaft wird automatisch mit dem Arbeitsauftrag verrechnet, wodurch wir einen aktuellen Inventarbestand haben.  Urlaubsanträge wurden durch die TivAPP digitalisiert und werden automatisch in unseren Kalender eingetragen. Alles in allem haben wir ein vollumfängliches Programm.