Die Idee, das Unternehmen digitaler zu organisieren, bestand bereits längere Zeit. 2021 wurde dies mit einem externen Unternehmen und einem Innovations- und Transformationsmanager umgesetzt, der das Projekt im Rahmen einer Masterarbeit bearbeitete. Die Masterarbeit fokussierte auf die Erstellung einer Anleitung zur digitalen Transformation für KMU. Mittels Mitarbeiterbefragung und Begleitung wurden detaillierte Anforderungen und Arbeitsprofile erstellt sowie Herausforderungen frühzeitig sichtbar gemacht. Die Ziele wurden formuliert und mündeten in eine unternehmensweite Vision: das papierlose Arbeiten.
Mit Start der praktischen Umsetzung wurden die überarbeiteten Prozessschritte in die neue Software überführt und dokumentiert. Eine passwortgeschützte Website bietet den Mitarbeitenden jederzeit Hilfe zur Selbsthilfe. Nach umfangreicher Schulung aller Mitarbeitenden wurde am 1. Mai 2022 der Echtstart des Systems durchgeführt. Herausforderungen bei den Mitarbeitenden wurden intensiv begegnet. Drei Mitarbeitende verließen das Unternehmen im Zuge der digitalen Transformation.
Bereits nach wenigen Wochen des Echtstarts konnten wir eine nie dagewesene Transparenz unserer Projekte schaffen. Kleinere Projekte im Rahmen der Software pds wurden kontinuierlich begleitet, vom KI-gestützten Rechnungseingangsworkflow bis hin zu umfangreichen BI-Auswertungen. Die Effizienz in den Prozessen wurde deutlich erhöht, die Fehlerquote verringert und der langfristige Erfolg von SCM energy gesichert. Die gut ausgebaute Infrastruktur bietet Zeit und Platz für neue digitale Projekte, wie eine KI-gestützte Software für die Heizlastberechnung und den Einsatz einer AR-Brille für die audiovisuelle Echtzeit-Kommunikation.
